Omisiones en materia de nómina electrónica: Consideraciones clave rectificadas por la DIAN

Mediante el Concepto No. 011042 del 26 de diciembre de 2024, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) adoptó una importante y acertada postura respecto al tratamiento tributario de los costos y gastos asociados al pago de nómina en Colombia, aclarando las consecuencias y medidas a disposición de los contribuyentes para subsanar las omisiones incurridas en los reportes de la información consignada en los documentos soporte de pago de nómina electrónica (en adelante -DSNE-). El presente artículo expone las conclusiones acogidas por la Dirección Tributaria en el referido concepto y explica su alcance e impacto práctico para las empresas en Colombia. 

Para empezar, es pertinente recordar que desde la entrada en vigencia de la Resolución No. 000013 del 11 de febrero de 2021 (en adelante -Resolución 000013-), los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios están obligados a generar y transmitir a la DIAN los DSNE que sustenten la totalidad de los pagos o abonos en cuenta relacionados con los procesos de nómina, incluyendo entre estos los gastos por concepto de salarios, prestaciones sociales, anticipos, auxilios, bonificaciones, dotación, entre otros.  

Conforme a lo previsto en el artículo 8 de la Resolución No. 000013, los sujetos obligados a presentar DSNE deben generar y transmitir estos documentos a la DIAN mensualmente, de forma electrónica, y dentro de los primeros diez días hábiles siguientes al mes al que correspondan los pagos o abonos en cuenta reportados. Esta transmisión es un requisito necesario para soportar la deducibilidad de las erogaciones asociadas a la nómina. 

En ese orden de ideas, aunque la generación y transmisión de los DSNE ante la DIAN constituyen obligaciones de carácter netamente formal, su cumplimiento adquiere una importancia mayúscula en la determinación de los impuestos a cargo de las compañías, dada la preponderancia de los gastos laborales en la estructura de costos y gastos de las empresas en Colombia. Esta situación resulta especialmente evidente en sectores económicos intensivos en mano de obra, como el manufacturero, la agricultura y el de servicios, donde los costos y gastos dependen principalmente del pago de personal y, por tanto, requieren la deducción de estas erogaciones para determinar una renta líquida gravable razonable y ajustada a la realidad económica. 

En este contexto, a pesar de la importancia del cumplimiento de la transmisión de los DSNE, la Resolución 000013 no reguló las consecuencias derivadas del incumplimiento de las obligaciones propias del sistema de nómina electrónica, lo que ha generado dudas entre contribuyentes y asesores sobre aspectos como: 

1. ¿Proceden sanciones para los sujetos que realicen la transmisión extemporánea de los DSNE? 

2. ¿Son deducibles los costos y gastos transmitidos de forma extemporánea en los DSNE? 

3. ¿Proceden sanciones para los sujetos que corrijan la información reportada previamente en los DSNE? 

4. ¿Proceden sanciones para los sujetos que no cumplan con la obligación de transmitir los DSNE? 

   
   

Las cuatro interrogantes planteadas fueron absueltas por parte de la Dirección Tributaria mediante el Concepto No. 011042 en los siguientes términos: 

(1) Respecto a la transmisión de los DSNE con posterioridad al plazo de diez días hábiles contemplado en el artículo 8 de la Resolución No. 000013, la DIAN aclara que a la fecha no existe una sanción específica asociada a la transmisión extemporánea de los DSNE. Por tanto, la Dirección Tributaria reconoce que no puede imponer a los contribuyentes sanciones propias del sistema de facturación contempladas en los artículos 616-1, 651, 652 o 652-1 del Estatuto Tributario, ni ninguna otra sanción, hasta que se expida una regulación especial que regule la materia. 

(2) En cuanto a los costos y gastos contemplados en los DSNE transmitidos a la DIAN de forma extemporánea, el concepto aclara que estos podrán ser objeto de deducciones en materia del impuesto sobre la renta y complementarios, siempre y cuando la transmisión se realice antes de la presentación de las declaraciones tributarias. Esta postura está sustentada expresamente por la DIAN en la aplicación de los principios del debido proceso en materia tributaria y la prevalencia de la sustancia sobre la forma. 

(3) Frente a la posibilidad de corregir la información reportada previamente mediante los DSNE, la DIAN sostiene que los contribuyentes están facultados para realizar este tipo de correcciones mediante la transmisión de notas de ajuste, siendo este el mecanismo idóneo para la corrección de errores aritméticos o de contenido en materia de DSNE en los términos de la Resolución No. 000013. El concepto aclara, además, que estas correcciones deben realizarse antes de la presentación de las declaraciones en las que se pretendan hacer valer las deducciones.  

(4) Por último, respecto a las sanciones aplicables a los contribuyentes que incumplan totalmente con la obligación de transmitir los DSNE, la Dirección Tributaria sostiene que estos no podrán beneficiarse de las deducciones asociadas a los pagos o abonos en cuenta derivados de los procesos de nómina. Esto se debe a la ausencia de los documentos soporte idóneos exigidos en materia tributaria para este tipo de erogaciones. 

En suma, se destaca la postura adoptada por la DIAN en el Concepto No. 011042, el cual reconoce que, a pesar de haber transcurrido casi cuatro años desde la entrada en vigencia de la Resolución 000013 de 2021, aún no se ha expedido una regulación específica que establezca sanciones por el cumplimiento extemporáneo de las obligaciones en materia de nómina electrónica. En virtud del principio de legalidad, esto impide que la Dirección Tributaria aplique otro tipo de sanciones en estos casos. 

En conclusión, el Concepto No. 011042, el cual tiene carácter obligatorio en los términos del artículo 131 de la Ley 2010 de 2019, brinda a los contribuyentes la oportunidad de subsanar las omisiones y errores incurridos en la transmisión de los DSNE, sin que se vean sujetos a sanciones tributarias y permitiéndoles mantener el derecho a deducir los costos y gastos asociados a sus nóminas.  

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